Die Kontakte in PLM Office bilden die Grundlage für die Kommunikation. Eine Lösung für die Probleme des technischen Büros und eine sichere Industrie 4.0-Kommunikation, die einerseits auf Microsoft Office aufbauen und andererseits ausreichend flexibel sind, um die Industrie mit ihren neuen Geschäftsmodellen zu unterstützen.
Rund um die projektbezogene Verwaltung und Kommunikationsbeziehungen, Korrespondenzen, Telefonate, Dokumente zur Freigabe sowie Ressourcen und Zeitmanagement laufen hier alle Informationen zusammen.

Die Unternehmen und die Ansprechpartner werden in Lieferanten, Kunden und Interessenten aufgeteilt. Es ist möglich, die Unternehmen und Ansprechpartner mit Initialen zu versehen; diese werden bei der Korrespondenz-, Transmittal-, Dokumenten- und Claim-Nummer verwendet.
Die Ansprechpartner werden den Abteilungen und Fachbereichen zugeordnet.

Hier sind Signatur und PIN für die digitale Unterschrift hinterlegt. Zertifikate und Erlaubnisse werden als Dokumente terminüberwachend abgelegt.
Mehrere Liefer- und E-Mail-Adressen können hinterlegt werden. Die Task Force regelt projekt- und rollenbasiert die Zugriffsrechte und Informationen in PLM.

Die Unternehmen werden in ihrem Portfolio der Liefermöglichkeiten der Technik und Dienstleistung zugeordnet.
Durch diese Klassifizierung ist das Auffinden von geeigneten Lieferanten vereinfacht.

Dokumentation projektbezogener Korrespondenz von der Notiz über Briefe, Fax, E-Mails bis zum Transmittal, Nachverfolgung offener Arbeitsaufträge, ToDo, LoP und ausstehender Unterschriften und Freigaben. Ein Verlaufsjournal wird automatisch erzeugt.
Die Anhänge können direkt in das DMS System übergeben werden, ohne den Bezug zur Herkunft zu verlieren. Die Office Objekte werden automatisch zum Projekt, Los, Sender, Empfänger mit einer Korrespondenz Nr., Thema, Aktenzeichen, Claim, ToDo oder einer User Struktur verlinkt. Es wird verhindert, dass die gleiche E-Mail mehrfach aufgenommen wird (Outlook ID Check). Nach der gleichen Methode werden Fax, Post und Notiz behandelt.

Selbst Telefon- und Gesprächsnotizen werden in den Projektprozess eingebettet, Integration von MS-Word, MS-Excel und MS-Outlook. Sie erstellen Ihre Dokumente, Office sorgt dafür, dass ihr Inhalt stimmt, projektbezogene Archivierung der Outlook msg Dateien.

Die in PLM Office integrierte Transmittal Funktion erzeugt und überwacht den Dokumententransfer. Welches Dokument, in welchem Stand und Datei Type ist wann, zu welchem Zweck, an wen versandt worden, ist der Empfang bestätigt? Diese Fragen beantwortet all das PLM Transmittal.

Das Transmittal mit allen Dateianhängen wird protokolliert.

Um das PLM Office Konzept abzurunden, ist ein Protokollwesen integriert worden, um bei der Erstellung des Protokolls auf die Datenbank zuzugreifen und die aus der Besprechung entstandenen Verantwortlichkeiten und Aufgaben direkt in den Projekt Prozess einzubringen.

In einem Report w die Agenda mit den Ergebnissen aus der Besprechung protokolliert und an die Teilnehmer verteilt. Der Besprechungsbericht kann auch direkt an Word übergeben werden.

Die Office Objekte können mit Aufgaben, Terminen und Fristen belastet werden. Durch diesen Vorgang bekommt ein Office-, Dokument-, TAG-Objekt eine Nachverfolgung, um einen Status der Abarbeitung zu erzeugen. In einem ToDo können sowohl TAG- als DMS-Dokumente herangezogen werden.
Ein Workflow unterstützt den Ablauf der Abarbeitung.

Das Redlining ermöglicht die Kommentierung, Bewertung der Aufgabe. Mehrere Mitarbeiter können zu einer Aufgabe herangezogen und mit Fristen belastet werden. Die offenen Aufgaben werden in einer LoP Liste geführt. Digitale Stempel und Signaturen runden das ToDo ab.

PLM bietet die Plattform, um den im System hinterlegten PSP (Projekt Struktur Plan) Objekten mit einer Unterstruktur abzubilden. Dabei werden flexible Variablen als Metadaten für die Technik- und Kostenkalkulation angelegt. In der Angebotsanfrage RFQ (Request For Quote) werden die technischen Strukturen der PSP Elemente als Regelwerk hinterlegt. Somit sind sowohl die technischen Daten, die Menge und der Preis der Bieter vergleichbar.

Die Angebotsanfrage wird nach diesen wissensbasierten Regeln mit genauen Spezifikationen für das Produkt an die Anbieter gestellt. Im Preisvergleich wird das beste Gebot ausgewählt und zur Unterzeichnung des Vertrags vorbereitet. Die Bieter haben somit ein Formular als Grundlage, um auf dieser Basis ihre technischen Daten, Mengen und Preise anzugeben.

ICS-Planet ist als individuelle Katalog Lösung ein variables Organisationswerkzeug für Produktkataloge, Rohrklassen, Normen und den dazugehörigen Dokumentationen. ICS-Planet verwendet für die Datenverarbeitung durchgängig XML, wodurch Daten- und Informationsaustausch medienunabhängig möglich sind. Über ein System von Bauanleitungen werden alle Bauteile als Varianten dargestellt und mit Daten und Dokumenten logisch verknüpft, um im Planungsprozess jederzeit aktuell abrufbar zu sein.