Im Rahmen des praktischen Anwendungsprozesses eines Workflows (WF) war es erforderlich, die Funktionalitäten eines ToDo zu erweitern und anzupassen.

Es gibt jetzt den Ersteller oder Initiator, den ToDo Admin (TA) und in der Regel mehrere Aufgabenverantwortliche (AV). Der TA hat die gleichen Rechte wie der Initiator, kann aber zusätzlich Aufgaben, User und Dokumente löschen sowie Verantwortliche für Aufgaben bestimmen. Der AV ist der Verantwortliche für alle Dokumente einer Aufgabe, zu jeder Aufgabe gibt es mindestens einen Verantwortlichen, da der TA Verantwortlichkeiten delegieren kann. Der AV kann weitere User zu seiner Aufgabe hinzufügen. Für den Abschluss des WF ernennt der TA einen Finalisierer, häufig identisch mit dem Ersteller. Der TA hat damit die Funktion der zentralen Steuerung und Leitung eines WF.