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DMS Erweiterung Mehrfachzuweisung zu einem ToDo

DMS Erweiterung Mehrfachzuweisung zu einem ToDo

Meldung vom: Juli 2021

Im Rahmen einer Erweiterung der DMS Funktionalitäten wurde die Möglichkeit geschaffen, mehrere Dokumente einem ToDo zuzuweisen.

 

 

In DMS kann eine Gruppe von Dokumenten einem neuen Transmittal für den Versand zugeordnet werden. Dies geschieht in dem Dialog „Dokumenten Auswahl und Versand“. Über die jetzt geschaffene Erweiterung können mehrere, ausgewählte Dokumente einem neu zu erstellenden ToDo übergeben werden. Auch hierbei kann bei der Ausführung ein Template für das ToDo festgelegt werden.

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Aufgaben im „ToDo Redlining“ erhalten eine Primärfarben Zuordnung

Aufgaben im „ToDo Redlining“ erhalten eine Primärfarben Zuordnung

Meldung vom: Januar 2021

Das ToDo für das Redlining wurde um Funktionalitäten erweitert, die eine visuelle Hervorhebung in Form unterschiedlicher Farben zum User ermöglicht.

Hierzu müssen verschiedene Templates für das ToDo, die ToDo Steuerung, das Redlining und die Konfiguration angepasst werden. Aufgaben im ToDo werden durch eine Primärfarben Zuordnung gekennzeichnet. Die Primärfarbe wird aus der Workflow Konfiguration übernommen. Für das eigentliche Redlining können Sekundärfarben festgelegt werden, mit der Änderungen in der Zeichnungs-PDF hervorgehoben werden.

Typenzuordnung des ToDo Verfahren mit Ablage der Reports zur Revision oder Version

Typenzuordnung des ToDo Verfahren mit Ablage der Reports zur Revision oder Version

Meldung vom: November 2020

Im Rahmen des ToDo Verfahrens für die Verwaltung von L & L Reports  wurde die Möglichkeit geschaffen, zu vorhandenen Versionen oder Revisionen Reports in DMS als Datei abzulegen, ohne ein Revisionsverfahren in DMS zu durchlaufen.

 

 

 

Dazu wurde das Template für das ToDo Verfahren dergestalt erweitert, sodass jetzt eine Typenzuordnung für das ToDo erfolgen kann (0 = keine Funktion; 1= muss Rev. oder Ver. sein; 2= Revisions Verfahren). Z.B. ist Type = 1 gesetzt, so ist es nur möglich, eine Versions- oder Revisions-pdf auszuwählen. Voraussetzung hierfür sind entsprechende Rechte für die Verwaltung von L & L Reports.

Mehrere L & L Reports zu einem Datencontainer

Mehrere L & L Reports zu einem Datencontainer

Meldung vom: Oktober 2020

Ein neuer PLM Druckmanager wurde geschaffen, der es erlaubt, zu einem Office Objekt (Email, Post, Fax, Notiz, Frist, LoP, Protokoll, ToDo) mehrere List & Label (L & L) Reports zu erstellen.

 

 

 

Voraussetzung ist, dass der bereit gestellte Datencontainer alle erforderlichen Druckdaten enthält. Das Anlegen, Editieren und Löschen von Reports ist dem Admin vorbehalten, der gewöhnliche User kann den Report nur ausführen.

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ToDo Admin (TA) und Aufgabenverantwortliche (AV) im WF

ToDo Admin (TA) und Aufgabenverantwortliche (AV) im WF

Meldung vom: September 2020

Im Rahmen des praktischen Anwendungsprozesses eines Workflows (WF) war es erforderlich, die Funktionalitäten eines ToDo zu erweitern und anzupassen.

 

 

 

Es gibt jetzt den Ersteller oder Initiator, den ToDo Admin (TA) und in der Regel mehrere Aufgabenverantwortliche (AV). Der TA hat die gleichen Rechte wie der Initiator, kann aber zusätzlich Aufgaben, User und Dokumente löschen sowie Verantwortliche für Aufgaben bestimmen. Der AV ist der Verantwortliche für alle Dokumente einer Aufgabe, zu jeder Aufgabe gibt es mindestens einen Verantwortlichen, da der TA Verantwortlichkeiten delegieren kann. Der AV kann weitere User zu seiner Aufgabe hinzufügen. Für den Abschluss des WF ernennt der TA einen Finalisierer, häufig identisch mit dem Ersteller. Der TA hat damit die Funktion der zentralen Steuerung und Leitung eines WF.

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ToDo für eigene Zeichnungskommentare und Freigabe Status

ToDo für eigene Zeichnungskommentare und Freigabe Status

Meldung vom: August 2020

Jeder User kann zu einem Dokument einen Kommentar abgeben, löschen oder ändern.

 

 

 

Die Freigabestatus A = Freigabe ohne Kommentar, B = Freigabe mit Kommentar und C = Abgelehnt sind erweitert worden.
Die Kommentare werden zu den Aufgaben innerhalb eines ToDos angelegt. Der User kann auch eine Freigabe mit oder ohne Kommentar und mit Flag und Signatur erzeugen.
Eine Liste der Kommentare aller User und Dokumente erfolgt über einen Report in List & Label.

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Steuerung von temporären Zugriffsrechten über ein ToDo

Steuerung von temporären Zugriffsrechten über ein ToDo

Meldung vom: April 2020

In DMS werden Userrechte (z.B. Schreibrechte) in der Task Force und Rolle festgelegt. Mitunter besteht aber die Notwendigkeit, bestimmte Userrechte nur zeitlich sehr begrenzt zu vergeben.

Diese Anforderung kann jetzt über ein ToDo erreicht werden. Hierbei können über das ToDo für damit verbundene DMS Dokumente den Usern für die aktuelle Bearbeitung kurzzeitig Schreibrechte verliehen und auch wieder entzogen werden.
In der Aufgaben Übersicht des ToDos werden die aktuellen Userrechte angezeigt.

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Optimierte Darstellung der PLM Office Fristen

Optimierte Darstellung der PLM Office Fristen

 
Meldung vom: Apr 2020

In PLM Office können den diversen Objekten wie ToDos, Aufgaben, Emails, Termine, Transmittal, FAX, Briefe, Protokolle usw. Fristen zur Erledigung zugewiesen werden.

Die Office Übersichtsseite wurde nun auch im Hinblick auf die Fristenverwaltung und Darstellung optimiert. Mit Hilfe eines Strukturbaums können die Fristen nach Herkunft sortiert werden, die Fristenverfolgung wird bildlich auf einer Zeitachse dargestellt und verfügt über Filterfunktionen. Bei Bedarf kann eine PDF Liste mit Fristen als Report wahlweise in PLM FAD oder DMS abgelegt werden.

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DMS und ToDo Listen erhalten das IDC Interface Document Control Verfahren

DMS und ToDo Listen erhalten das IDC Interface Document Control Verfahren

Meldung vom: März 2020

Das IDC ist ein Verfahren, bei der die bei einer externen Revision in PLM DMS eingecheckten PDF Dateien geprüft werden. Passend zur Steuerung des IDC Verfahrens, wurde nun die PLM Office ToDo Verwaltung entsprechend um Funktionalitäten wie Redlining und Kommentare zu den Prüfdokumenten erweitert.

Im Rahmen des Workflows können dem ToDo hauptverantwortliche Mitarbeiter disziplinbezogen zugeordnet werden. Des Weiteren kann das Redlining nach Aufgabenschritten hierarchisch strukturiert werden.

PLM DMS – DC Phasen Controlling verbindet Dokumentenphase und Dokumentenzweck

PLM DMS – DC Phasen Controlling verbindet Dokumentenphase und Dokumentenzweck

Meldung vom: November 2019

Die Projektabwicklung (Revisionsverfahren) lässt sich im DocWorkState, wie z.B. Basic Engineering, Detail Engineering usw., in eine feste Reihenfolge unterteilen. Untergeordnete Dokumentenzwecke, wie z. B. „zur Prüfung“, „zur Genehmigung“ oder „zum Testat“ usw., beschreiben, was mit dem Dokument passieren soll, ebenfalls in einer festen Reihenfolge.

Im Rahmen des DC Phasen Controlling wird nun aus dem DocWorkState die „DC-Phase“ und aus dem Dokumentenzweck das „Action“ Paket. Für jedes „Action“ Paket gibt es eine ToDo Vorlage, die den Revisionsablauf steuert. Diese wird dem Action Paket zugeordnet.

Aus der Kombination einer DC-Phase mit den unterschiedlichen „Action“ Paketen ergibt sich ein DC Strukturbaum.
Durch die DC Phasen werden die einzelnen Schritte im Projektablauf mit dem PLM Projektmanagement verknüpft und sichergestellt, dass die hinterlegte Dokumentation die einzelnen Bearbeitungsschritte des Revisionsverfahrens im Projektablauf kontrolliert durchlaufen hat.

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